بیـست توصیـه مفیـد و سازنـده برای دارنـدگان ایمیـل

1. در ایمیل، ادب را رعایت کنید: بدانید که همیشه برای رعایت آداب و رسوم وقت کافی دارید. به یاد داشته باشید که ایمیل یک راه ارتباطی است، اگرچه جدید باشد. پس سلام کردن در ابتدای ایمیل ها را فراموش نکنید. ضمنا ارسال یک ایمیل کاری بدون استفاده از کلماتی مانند "لطفا" و "متشکرم" چندان توصیه نمی شود مگر اینکه شما رییس اداره خود باشید. برای موضوع ایمیل ها دقت به خرج دهید تا ایمیل شما در میان ایمیل های تبلیغاتی و هرزنامه ها گم نشود.

2. فراموش نکردن یک سری اصول نامه نگاری: بیشتر افراد در نوشتن ایمیل عجله به خرج می دهند و سعی می کنند از کلمات اختصار در آن استفاده کنند. با سلام پیام را شروع کرده و با تشکر به پایان می برند در حالیکه ممکن است در این میان نام شخص را از یاد برده باشند. سعی کنید آداب نامه نگاری را در ایمیل فدای اختصار در آن نکنید.

3. از علایم تعجب استفاده نکنید: نیازی نیست همه چیز را مورد تاکید قرار دهید. این کار واقعا آزاردهنده است. استفاده از فونت های پرزرق و برق و عجیب و غریب یا گذاشتن امضاهای متفاوت در هر ایمیل، همه و همه مثل این است که یک لباس نامناسب بپوشید و سرکار بروید. استفاده از فونت های فارسی در ایمیل های کاری را فراموش نکنید مگر اینکه بخواهید به همکارانتان بگویید: "لطفا ایمیل من را نخوانید."

4. هر مطلب حساسی را چندین بار بخوانید: بین اینکه در یک لحظه حرفی بزنید که پشیمانی به بار آورد و اینکه آن حرف را جایی بنویسید که برای همیشه ثبت شود، تفاوت زیادی وجود دارد. ایمیل های خود را قبل از ارسال در پوشه پیش نویس ذخیره کرده و چند ساعت بعد نوشته خود را مجددا ویرایش کنید.

5. مردم را فریب ندهید: موضوع ایمیل خود را فقط در صورتی با عنوان "در پاسخ به:" شروع کنید که واقعا جواب ایمیل دیگری باشد. سوءاستفاده از حافظه ضعیف دیگران و اینکه تلاش کنید به آنها القا شود ایمیل ارسالی شما در ادامه مذاکره های قبلی بوده، کاری موذیانه و فریبکارانه است. کمی که دقت کنید متوجه می شوید این حقه ی محبوب فرستنده های هرزنامه است. شما که هرزنامه نویس نیستید؟

6. با احتیاط سخن بگویید: به عنوان قانون کلی اگر مطلب مهمی وجود دارد، آن را از طریق ایمیل عنوان نکنید. سرویس ایمیل غیرشخصی است، مطمئن نیستید که ایمیل مستقیم به دست اشخاص موردنظر می رسد یا خیر و ثابت شده که نمی توان از طریق ایمیل با دیگران معامله کرد. صحبت های مهم را در جلسه های خود مطرح کنید. همیشه این احتمال وجود دارد که تصادفا روی دکمه "پاسخ به همه" کلیک کرده باشید.

7. در این احتیاط زیاده روی نکنید: چنانچه در یک ایمیل اشتراکی در مورد پروژه اداری صحبت می کنید، سعی کنید با زدن حرف های نه چندان جدی زیادی از موضوع پرت نشوید. وقتی کسی مجبور شود وسط یک گفت وگوی طولانی فقط طنز بخواند، برایش آزاردهنده خواهد بود.

8. گزیده سخن بگویید: در ایمیل های کاری از مقدمه چینی و تعارف و توضیح اضافی پرهیز کنید. مستقیم به اصل مطلب اشاره کنید و مطمئن باشید که خواننده ایمیل نیز از این وضعیت رضایت بیشتری خواهد داشت. اگر برای خارج از ایران ایمیل می فرستید رعایت این نکته ها را بیشتر جدی بگیرید.

9. بیش از اندازه لینک به اشتراک نگذارید: به خاطر داشته باشید بین دوستان و همکاران تفاوت وجود دارد. گهگاه فرستادن یک عکس بامزه به همکاران نزدیک می تواند باعث تمدد اعصاب شود اما ارزش ندارد برای فرستادن یک جوک بامزه تمام لیست آدرس خود را زیرورو کنید. اگر بخواهید تا ابد لینک های خنده دار برای مردم بفرستید آنها به شما شک می کنند و از خود می پرسند شما هیچ کار دیگری برای انجام دادن ندارید؟

10. رویدادهای شخصی را در تقویم کاری ثبت نکنید: ثبت رویدادهایی مثل تولد همسر یا فرزندان، سالگرد ازدواج پدر و مادر و... در تقویم کاری Outlook کار چندان عاقلانه ای نیست. در عوض این کار، ۲ تقویم الکترونیکی درست کنید و جلسه های مهم اداری یا قرارهای ملاقات خود را از رویدادهای شخصی خانوادگی جدا کنید.

11. با همکاران گفت وگوی رودررو داشته باشید: ایمیل های دریافتی را می توان به سادگی نادیده گرفت. اگر واقعا دوست دارید کاری به انجام برسد باید با افراد به شکل مستقیم ارتباط داشته باشید. این کار به طور حتم، وقت گیر است اما تاثیر بیشتری دارد.

12. ارسال قبل از موعد: همیشه بعد از آنکه کل محتوای ایمیلتان آماده و تکمیل شد، در بخش دریافت کننده، آدرس ایمیل را وارد کنید. این موضوع باعث دقت بیشتر شما در ارسال خواهد شد و از احتمال رسیدن ایمیل به اشخاصی که مد نظر شما نبوده اند کم خواهد کرد. همچنین ایمیل شما ناکامل و نصفه نیمه برای کسی ارسال نخواهد شد و از وقوع حوادثی از این قبیل که موجب خجالت شما می شود جلوگیری خواهد کرد.

13. فراموش کردن انجام پیوست مطلب به ایمیلتان: اگر می بایست به ایمیل شما مطلبی پیوست شود، پیش از آنکه متن اصلی ایمیل خود را بنویسید، آن مطلب را پیوست (Attach) کنید. از آنجایی که اصل مطلب ایمیل بیش از بخش پیوست آن در نظر نویسنده است موجب خواهد شد که فرد با هوشیاری بیشتری عمل کند و قبل از زدن دکمه ارسال نسبت به تکمیل ایمیلی که پیش از آن پیوستش را انجام داده اقدام کند.

14. انتظار جواب در لحظه و برخورد با آن همانند صفحات مکالمه مستقیم و یا چت:وقتی مطلبی را ارسال می کنید سریعا سی ثانیه بعد با فرد دریافت کننده تماس نگیرید که جواب مطلب چه شده است و یا بپرسید که آیا دریافت کرده اند یا خیر. در صورتی که مطلب فرستاده نشده باشد، خود ایمیل پیام هشدار در عدم تحویل مطلب را به شما خواهد داد. بنابراین به دید یک ایمیلی که باید مراحل کار آن انجام شود نگاه کرده و انتظار جواب بدان را منطقی دنبال کنید.

15. ارسال مجدد مطالب بی فایده: به طور مثال ایمیل شما در صورتی که کاربرد تجاری و کاری برای شما دارد معنایی نخواهد داشت که شما میل هایی چه از بابت جوک و شوخی و چه در باب مسائل اخلاقی را دریافت و یا ارسال کنید. مسلما در زمان کار فرصت خواندن آنها را نخواهید داشت و وجود چنین ایمیل هایی نیز در صورت وقوع اشتباه در ارسال آنان موجب خجالت و شرمندگی شما خواهد شد.

16. پاسخ به ایمیل بدون مرور و خواندن مطلب: بعضی اوقات هست که تنها ایمیل هایی را پاسخ می دهیم که تنها به چشم ما فرستنده آنان آشنا هستند. اگر از ایمیل خود در زمینه کارتان استفاده می کنید سعی کنید تمام ایمیل های جدید خود را چک کنید و برای بالا رفتن روابط کاری خود آن را لازم بدانید. همه مطالب جدید میلتان را مرور کنید و سعی کنید به آنهایی که لازم است حتما پاسخ دهید.

17. حذف نکردن دریافت کنندگان ایمیل پس از جواب به همه آنان: این که پاسخ کسی را داده باشید دلیل نخواهد بود که بلافاصله آن را پاک کنید. این افراد و آدرس مورد نظرشان احتمال دارد در آینده به کار شما بیاید. البته این هم دلیلی بر این نخواهد بود که شما هر فردی را در لیست خود نگه دارید. اما نسبت به ثبت افراد لازم در کسب وکار و حتی در روابط عادی خود حساس باشید.

18. هر مطلبی را سریعا پاسخگو باشید: این نکته باز هم بیشتر برای کسانی که کسب وکارشان به ایمیل وابسته است صدق می کند. جواب هر ایمیلی در صورتی که در زمان خود و به سرعت داده نشود مطمئنا جوابی بی اعتبار خواهد بود. در نظر داشته باشید در این سرعت پاسخگویی دقت در درستی نوشتار و صحت مطالب را فراموش نکنید.

19. استفاده و یا اشتباه املایی در عنوان ایمیل: معمولا زمانی که به ایمیلی پاسخ می دهید، سیستم به صورت اتوماتیک "در جواب عنوان قبلی" را برای شما در نظر می گیرد. در صورتی که عنوان مطلب شما تغییر کرده است به آن توجه کنید و سعی کنید در نوشتن آن دقت کنید.

20. عدم ارسال ایمیل زمانی که عصبانی هستید: مسلما نوشتن هر ایمیلی در شرایط روحی نامناسب نتیجه مطلوبی ندارد که بهتر است ترجیحا از این کار خودداری کنید.